Mẫu Biên bản bàn giao công việc đơn giản, dễ làm nhất

1. Mẫu Biên bản bàn giao công việc

2. Yêu cầu khi lập Biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc phải đảm bảo được những thông tin cơ bản dưới đây:

– Thời gian, địa điểm thực hiện bàn giao;

– Thông tin chi tiết về người bàn giao và người nhận bàn giao;

– Nội dung bàn giao: Công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu đã được cấp và tình hình thực hiện công việc (hồ sơ, sổ sách, số liệu, tình trạng, mức độ hoàn thành,…)

– Chữ ký của cả hai bên (cần thiết có cả chữ ký của người làm chứng).

Ngoài ra, để bàn giao công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, người bàn giao nên soạn sẵn các nội dung cần bàn giao và lập kế hoạch hướng dẫn người tiếp nhận theo một quy trình từ đầu đến cuối.

3. Ý nghĩa của Biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản quan trọng mà người lao động phải hoàn tất trước khi nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc chuyển công tác,… để mọi việc được diễn ra nhanh chóng mà không gặp khó khăn nào trong quá trình bàn giao.

Bằng Biên bản này, người bàn giao có thể thống kê lại toàn bộ những tài liệu, công cụ, dụng cụ làm việc của mình cũng như những công việc đã làm, đang làm dở hoặc đã lên kế hoạch.

Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về công việc và các hồ sơ, tài sản khi được nhận bàn giao.

Có thể thấy rõ ý nghĩa của Biên bản bàn giao công việc trên một số phương diện dưới đây:

– Bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao

Vì một lý do nào đó, trước khi không thể tiếp tục công việc, người lao động phải bàn giao rõ ràng để tránh việc:

+ Bồi thường khi thất thoát tài liệu, tài sản;

+ Văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến công việc bị xóa bỏ;

+ Công cụ, dụng cụ, tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng;

+ Bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị phát tán, rò rỉ ra bên ngoài gây tổn thất cho doanh nghiệp;

…

– Thể hiện trách nhiệm công việc của người bàn giao

Trước khi nghỉ, việc lập Biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện một con người có tinh thần trách nhiệm đối với chính công việc và doanh nghiệp của mình.

Điều này sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp trong mắt lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Việc này khá có lợi đối với những người xin nghỉ để tìm một công việc mới.

Ngoài ra, không phải bất cứ trường hợp nào người tiếp nhận cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc mới, chưa nói sẽ mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong việc tiếp nhận.

Chính vì vậy, Biên bản bàn giao công việc với các mục chi tiết cùng sự hướng dẫn của người bàn giao sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người tiếp nhận để biết rõ hơn về công việc và cách xử lý công việc.

– Thực hiện đúng quy trình làm việc

Việc bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động mà còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp.

Quy trình này phải được thực hiện nghiêm túc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao và người tiếp nhận bàn giao.

4. Cách bước để bàn giao công việc hiệu quả

– Mô tả công việc:

Nên có thêm một bản mô tả công việc chính, bao gồm mục đích, nhiệm vụ và KPI chính của công việc.

Trong đó, hướng dẫn cả các kỹ năng như cách sử dụng phần mềm nội bộ, quản lý hồ sơ, giấy tờ…

– Chuẩn bị thông tin công việc: Đảm bảo nhân sự mới nắm được thông tin chi tiết. Tốt nhất, những thông tin này nên được biên soạn lại bởi nhân sự mới.

– Lên kế hoạch cho tuần đầu tiên cho nhân sự mới: Đảm bảo nhân sự mới có một sự khởi đầu thuận lợi. Điều này giúp nhân sự mới đáp ứng kỳ vọng. Cung cấp các thông tin cơ bản như lịch sử công ty, các hệ thống quản trị và các quy trình an toàn.

• Biên soạn một gói tập tài liệu hữu ích, như sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách vai trò của đồng nghiệp và các chi tiết liên lạc.
• Nên thông báo trước cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan về nhân sự mới.

– Hướng dẫn trực tiếp từ người tiền nhiệm: Tận tay hướng dẫn người nhận công việc, khuyến khích người đó thực hiện một số công việc thay vì chỉ đứng xem. Điều này sẽ giúp nhân sự mới áp dụng các kỹ năng mới tốt hơn.

Trên đây là mẫu Biên bản bàn giao công việc đơn giản, dễ làm nhất. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6192  để được hỗ trợ, giải đáp.