Giấy xác nhận dân sự là gì? Xin ở đâu? Có thời hạn bao lâu?

1. Giấy xác nhận dân sự là gì?

Khái niệm giấy xác nhận dân sự hiện không được quy định tại bất kỳ một văn bản pháp luật nào. Tuy nhiên, đây lại là giấy tờ quan trọng được sử dụng nhiều trong cuộc sống hằng ngày.

1.1 Khái niệm giấy xác nhận dân sự

Giấy xác nhận dân sự là văn bản được dùng để chứng minh và xác nhận việc công dân không vi phạm các chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không vi phạm pháp luật và không có tiền án, tiền sự.

Qua đó, căn cứ vào đơn này, các cơ quan, các nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin về nhân thân của ứng viên trước khi quyết định có tiếp nhận người lao động vào làm việc hoặc tiếp nhận lao động đi xuất khẩu nước ngoài hoặc thực hiện bất cứ giao kết nào liên quan đến nội dung xác nhận.

1.2 Giấy xác nhận dân sự tiếng Anh là gì?

Do đây không phải văn bản được pháp luật quy định nên khi dịch nghĩa giấy xác nhận dân sự sang tiếng anh thì thường sử dụng cụm từ Application for police clearance.

2. Mẫu giấy xác nhận dân sự và hướng dẫn cách điền

2.1 Mẫu giấy xác nhận dân sự mới nhất

Hiện nay, do chưa có mẫu giấy xác nhận dân sự thống nhất cụ thể nên có thể tham khảo thêm các mẫu có sẵn do địa phương cung cấp hoặc do địa phương hướng dẫn.

Tuy nhiên, trong đơn, công dân cần trình bày nguyện vọng xác nhận thông tin nhân thân, cư trú của mình một cách ngắn gọn, xúc tích, đầy đủ và chính xác gồm các thông tin cần xác nhận: Chấp hành đầy đủ quy định của pháp luật, đạo đức, thuần phong mỹ tục, không vi phạm pháp luật…

Thông thường, giấy xin xác nhận dân sự sẽ bao gồm các thông tin:

– Họ và tên cùng địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của người xin xác nhận;

– Họ và tên cùng địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của bố, mẹ; của vợ/chồng (nếu có).

– Phần nội dung xin được cam đoan hoặc xác nhận.

– Phần thông tin xác thực của cơ quan công an địa phương có thẩm quyền.

Giấy này có thể được công dân viết tay hoặc đánh máy sẵn nhưng cần ít nhất các thông tin nêu trên để thuận tiện cho việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Kèm theo đơn phải có cam kết thông tin đưa ra là hoàn toàn đúng sự thật.

Có thể tham khảo giấy xác nhận dân sự dưới đây:

Mẫu số 1

Mẫu số 2

2.2 Hướng dẫn cách điền giấy xác nhận dân sự

Khi xin xác nhận dân sự cần điền đầy đủ, trung thực các thông tin liên quan đến bản thân công dân cũng như trình bày nguyện vọng xác nhận dân sự của mình để được xem xét và giải quyết. Cụ thể, công dân muốn xin xác nhận dân sự khi điền mẫu đơn cần lưu ý một số điểm sau đây:

– Mục thông tin cá nhân: Công dân điền đầy đủ thông tin gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, nghề nghiệp, địa chỉ, nơi công tác… của người đó.

– Thông tin nhân thân: Ở phần này, người làm đơn điền đầy đủ thông tin của bố, mẹ, vợ, chồng gồm: Họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ thường trú, nơi công tác… của từng người (nếu có).

– Mục đích xin xác nhận: Người làm đơn trình bày nguyện vọng của mình xin cơ quan chính quyền xác nhận cho bản thân người. Mục này sẽ có nội dung theo từng nội dung mà công dân muốn xác nhận dân sự.

– Phần cuối đơn: Người làm đơn cam kết các thông tin ghi trong đơn là đúng sự thật, sau đó ký và ghi rõ họ tên vào đơn cùng với điền ngày tháng năm làm đơn.

3. Thủ tục xin giấy xác nhận dân sự

3.1 Khi nào cần xin giấy xác nhận dân sự?

Đơn xin xác nhận dân sự thường được sử dụng cho các mục đích:

– Làm hồ sơ xin việc hoặc xác nhận lý lịch của cá nhân công dân;

– Làm hồ sơ đi xuất khẩu lao động;

– Làm hồ sơ kết nạp Đảng;

– Làm hồ sơ tốt nghiệp…

Đặc biệt, trong thực tế, khi đi xuất khẩu lao động và khi ứng tuyển vào một số vị trí tại các doanh nghiệp, nhiều nơi yêu cầu xác nhận dân sự.

Đây được coi là căn cứ để doanh nghiệp tuyển dụng người lao động. Đồng thời, tại nhiều quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc… những thị trường có nhu cầu về nhân lực lớn cùng với chính sách về con người cũng khắt khe hơn nên yêu cầu về giấy tờ này thường là bắt buộc.

3.2 Xin giấy xác nhận dân sự cần giấy tờ gì?

Về hồ sơ, giấy tờ cần có khi xin giấy xác nhận dân sự, người yêu cầu cần chuẩn bị:

– Đơn xin xác nhận dân sự để cơ quan có thẩm quyền ký tên, đóng dấu xác nhận kèm theo ảnh 4×6.

– Giấy tờ nhân thân của công dân (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực);

Ngoài ra, một số địa phương có thể yêu cầu giấy xác nhận cư trú sau khi sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú giấy đã bị bãi bỏ.

Tuy nhiên, chỉ tại các địa phương không thể khai thác được thông tin cư trú của người dân trên cơ sở dữ liệu quốc gia như Gia Lai, Phú Yên, Thanh Hoá, Bắc Kạn, cán bộ mới được yêu cầu giấy xác nhận cư trú để cung cấp thông tin về cư trú.

Riêng các địa phương còn lại, cán bộ phải sử dụng phương thức khai thác thông tin về cư trú trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Chỉ khi không thể khai thác được bằng các biện pháp này mới yêu cầu công dân xuất trình giấy xác nhận cư trú.

3.3 Giấy xác nhận dân sự xin ở đâu?

Hiện nay, hồ sơ, thủ tục xin xác nhận dân sự chưa được quy định cụ thể, chính xác trong bất cứ một văn bản pháp luật nào.

Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy, người có nhu cầu có thể thực hiện xin xác nhận dân sự tại cơ quan Công an xã, phường, thị trấn. Ngoài ra, công dân cũng có thể xin xác nhận dân sự tại Ủy ban nhân dân xã, phường nơi cư trú.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, công dân mang các giấy tờ này đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc UBND xã, phường nơi công dân cư trú.

Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin giấy tờ của người nộp đơn. Sau đó, tìm thông tin trên hệ thống thông tin của họ để xác nhận vào giấy những thông tin yêu cầu.

Cán bộ ghi xong thông tin thì ký và xác nhận đóng dấu, người yêu cầu ký và xác nhận rõ họ và tên.

Lưu ý: Có một số địa phương, công an không xác nhận vào đơn xin xác nhận dân sự. Do đó, tuỳ vào mục đích của bản thân, công dân có thể làm đơn xin xác nhận thông tin mà mình mong muốn.

Ví dụ: Thay vì xác nhận dân sự, công dân có thể xin xác nhận phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc phiếu lý lịch tư pháp số 2 để xác nhận mình không có án tích, không vi phạm pháp luật đến mức độ phải chịu trách nhiệm hình sự và chịu án phạt tù.

3.4 Xin giấy xác nhận dân sự đóng phí bao nhiêu?

Do giấy này cũng không phải là giấy tờ được quy định trong các văn bản pháp luật mà do yêu cầu của một số ngành nghề, lĩnh vực nên không có mức phí hoặc lệ phí cụ thể khi xin giấy xác nhận dân sự.

Do đó, tuỳ từng địa phương, công dân đi xin xác nhận sẽ phải nộp mức phí khác nhau. Thậm chí có nhiều người có thể miễn phí xác nhận dân sự cho công dân.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1 Xin giấy xác nhận dân sự online được không?

Do không có quy định cụ thể về loại giấy này nên hiện nay, nếu muốn xin giấy xác nhận dân sự thì phải đến xin trực tiếp tại cơ quan công an nơi người có yêu cầu xin giấy xác nhận dân sự thường trú hoặc tạm trú.

4.2 Giấy xác nhận dân sự xin hộ được không?

Giấy xác nhận dân sự là giấy tờ dùng xác nhận nhân thân của bản thân công dân nhưng không có quy định cụ thể về thủ tục cũng như trình tự xin giấy. Trong thực tế, cơ quan công an thường yêu cầu người này bắt buộc phải tự mình đến tại trụ sở để thực hiện.

Dù vậy, một số địa phương, công dân vẫn có thể nhờ cha mẹ hoặc vợ chồng hoặc anh chị em ruột của mình đi xin xác nhận dân sự hộ. Tuy nhiên, khi nhờ người khác đi xin xác nhận thì người này phải mang theo các giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

Đồng thời, luật không cấm việc uỷ quyền xin xác nhận dân sự mà chỉ cấm uỷ quyền đăng ký kết hôn, nhận cha mẹ con hoặc thực hiện thủ tục ly hôn… Do đó, việc nhờ người khác đi xin hộ giấy xác nhận dân sự không phải một trong các trường hợp bị cấm của Luật.

4.3 Giấy xác nhận dân sự có thời hạn bao lâu?

Giấy này sẽ có thời hạn như trong nội dung phần xin xác nhận của công dân hoặc theo xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền do hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về vấn đề này.

4.4 Giấy xác nhận dân sự và lý lịch tư pháp khác nhau thế nào?

Lý lịch tư pháp là giấy tờ ghi lại thông tin về án tích của người bị kết án, tình trạng thi hành án hoặc việc cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, quản lý hoặc thành lập doanh nghiệp, hợp tác xã khi bị Toà tuyên phá sản. (theo định nghĩa tại khoản 1 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009).

Trong khi đó, giấy xác nhận dân sự là giấy dùng để xác nhận công dân không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự, không vi phạm chủ trương của Đảng, Nhà nước nói chung.

Trong nhiều trường hợp, công an không xác nhận giấy xác nhân dân sự thì khi xác định công dân không có tiền án, không bị cấm đảm nhiệm chức vụ… công dân có thể sử dụng phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc phiếu lý lịch tư pháp số 2.

Có thể thấy, nội dung xác nhận của giấy xác nhận dân sự rộng hơn, bao quát nhiều lĩnh vực hơn phiếu lý lịch tư pháp. Dưới đây là một số điểm khác biệt của hai loại giấy tờ này:

Tiêu chí	Giấy xác nhận dân sự	Phiếu lý lịch tư pháp
Căn cứ	Không có quy định cụ thể	Luật Lý lịch tư pháp 2009 và các văn bản hướng dẫn, quy định chi tiết
Định nghĩa	Không có quy định cụ thể nhưng có thể hiểu là giấy tờ xác nhận thông tin của công dân: Thông tin nhân thân (tên, tuổi, tình trạng hôn nhân…) và thông tin xác nhận khác (xác nhận chấp hành pháp luật, chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước…).	Phiếu lý lịch tư pháp là phiếu do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp có giá trị chứng minh cá nhân có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản (khoản 4 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp).
Phân loại	Mẫu đơn do cá nhân tự viết hoặc đánh nhau dựa vào nội dung xin xác nhận khác nhau	Có hai loại Phiếu lý lịch: – Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cấp cho cá nhân, tổ chức, cơ quan. – Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng và theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết cụ thể lý lịch tư pháp của mình.
Cơ quan có thẩm quyền	Công an cấp xã nơi người yêu cầu cư trú	– Sở Tư pháp nơi thường trú hoặc Sở Tư pháp nơi tạm trú – Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia
Nội dung xác nhận	Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể để xin xác nhận với nội dung khác nhau.	– Xin xác nhận về án tích (nếu đã bị kết án bằng quyết định hoặc bản án hình sự đã có hiệu lực). – Tình trạng thi hành án. – Việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý hợp tác xã, doanh nghiệp khi các cơ quan, tổ chức này bị Toà án tuyên bố phá sản.
Hồ sơ	– Đơn xin xác nhận dân sự. – Giấy tờ nhân thân của công dân như Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. – Giấy tờ xác nhận nơi cư trú (nếu không truy xuất được thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia).	– Tờ khai cấp lý lịch tư pháp (mẫu sẵn ban hành tại phụ lục của Thông tư số 16/2013/TT-BTP). – Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn sử dụng. – Giấy tờ xác nhận nơi cư trú (nếu không truy xuất được thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia).
Thực hiện online	Không	Có. Để được cấp lý lịch tư pháp online, công dân có yêu cầu có thể truy cập địa chỉ làm lý lịch tư pháp online dưới đây và thực hiện theo hướng dẫn của website này https://lltptructuyen.moj.gov.vn/home
Uỷ quyền	Có thể có hoặc không tuỳ vào chính sách của công an cấp xã nơi cư trú	– Phiếu lý lịch tư pháp số 1: Có thể được uỷ quyền cho người khác. – Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Không được uỷ quyền cho người khác làm thủ tục cấp trừ cha mẹ của người chưa thành niên.
Kết quả	Giấy xác nhận dân sự hoặc có thể công an sẽ không xác nhận giấy này cho công dân mà có thể sử dụng các giấy tờ khác thay thế	Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc phiếu lý lịch tư pháp số 2

Trên đây là giải đáp chi tiết về: Giấy xác nhận dân sự. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.