Thể thức văn bản: Hướng dẫn chuẩn theo Nghị định 30

1. Thể thức văn bản là gì?

Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng với tất cả các loại văn bản và thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc trong một số loại văn bản nhất định.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần như sau:

2. Quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30

Nghị định 30 quy định cụ thể về thể thức văn bản như sau:

2.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

– Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 – 13, chữ in đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

– Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”:

• Trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 – 14, chữ in đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu;

• Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài từ 1/3 – 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 – 13.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành và tên cơ quan, tổ chức chủ quản được trình bày cách nhau dòng đơn.

Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành, tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài thì có thể trình bày thành nhiều dòng.

2.3. Số, ký hiệu của văn bản

– Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong 01 năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

– Ký hiệu của văn bản

Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

– Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

• Từ “Số” trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:).
• Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
• Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

2.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

– Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan Nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

– Thời gian ban hành văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

– Địa danh và thời gian ban hành trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng.

Các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

– Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

– Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

2.6. Nội dung văn bản

– Căn cứ ban hành văn bản:

• Căn cứ ban hành văn bản bao gồm các văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

• Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

• Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 – 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

– Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành và trích yếu nội dung (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh);

Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

– Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

– Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

– Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

• Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

• Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

• Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 01 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

• Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

• Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

– Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 13 – 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 01 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.

– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

• Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi thêm chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

• Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi thêm chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

• Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi thêm chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi thêm chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

• Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi thêm chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

• Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

• Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

• Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

• ​Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

• Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

• Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.

• ​Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

2.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.

Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

2.9. Nơi nhận

– Nơi nhận văn bản gồm:

• Nơi nhận để thực hiện;

• Nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

– Đối với Tờ trình, Báo cáo và Công văn, nơi nhận bao gồm:

• Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

• Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

– Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

2.10. Các thành phần thể thức khác

2.10.1. Phụ lục

– Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

– Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm:

• Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

– Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

– Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

2.10.2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

– Dấu chỉ độ mật

• Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành.

• Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

– Dấu chỉ mức độ khẩn

• Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.

• Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn.

– Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

• Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

• Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.

2.10.3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

2.10.4. Địa chỉ, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax

Các thành phần này được trình bày ở trang thứ nhất của văn ản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 – 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

3. Một số mẫu văn bản chuẩn thể thức theo Nghị định 30

3.1. Mẫu Công văn

3.2. Mẫu Quyết định

3.3. Mẫu Biên bản